Ik heb er al eens eerder over gesproken; Hak grote projecten in kleine stukjes, zo worden ze een stuk minder intimiderend en beter uitvoerbaar. Maar dat geldt niet alleen voor projecten, het geldt ook voor verbeteringen in de dagelijkse IT operatie. Als we onze IT organisatie elke week voor 1% beter maken, dan hebben we over twee jaar de IT organisatie twee keer zo goed gemaakt. Dat is toch een fantastisch resultaat?
Duidelijke doelen in kleine stapjes
Als we op het gebied van onze IT organisatie helder aangeven wat we willen verbeteren en hoe we dat gaan doen dan creëren we duidelijke doelen waarmee we in kleine stapjes verbetering realiseren. Het basisidee is dat we voor onszelf haalbare doelen stellen waar we elke dag mee bezig zijn. Zo wennen we aan het feit dat het continue verbeteren onderdeel is van ons normale werk en voelt het niet als een extra taak. Er is geen bijzonder verbetertraject of lastig project. Verbetering is gewoon onderdeel van onze werkdag. Zo worden we beter zonder dat we het echt merken. Totdat we na, pak ‘m beet, een jaar terugkijken en zien wat we allemaal gerealiseerd hebben.
Als eerste is het belangrijk om helder in beeld te krijgen wat er verbetert kan worden in de IT organisatie. Dat is immers een breed werkgebied waar we met personeel, techniek, kennis en klanten te maken hebben. Daarna is het zinvol om op meerdere terreinen gelijktijdig te verbeteren. Dat is een logische stap: als je bijvoorbeeld je IT infrastructuur vereenvoudigd met behulp van nieuwe techniek dan zullen de onderhoudskosten waarschijnlijk omlaag gaan en de kwaliteit zal verbeteren. Zo staan meerdere aspecten van IT met elkaar in verbinding en kun je gelijktijdig werken aan verbetering op meerdere fronten.
Meten is weten
Een doel voor de technische afdeling kan zijn dat de downtime van de virtuele werkplek met 25% afneemt, en voor IT management kan het doel zijn dat de gebruikerstevredenheid over de werkplek met 25% toeneemt. Het gezamenlijke doel kan dan zijn dat de waardering voor IT door de gebruikers met 25% toeneemt.
Zo werken diverse onderdelen van de IT organisatie met hun afzonderlijk meetbare doelen samen aan het verbeteren van IT. Als manier van werken kun je bijvoorbeeld een half uur per dag inplannen om te werken aan het meetbare doel van de afdeling. Dan is het geen lastig verbetertraject, maar gewoon dagelijks werk om continue te verbeteren.
Grote resultaten bereiken over jaren is dus elke dag een beetje doen.
Comments are closed.